本質論

マイクロソフト畠山です。
しばらく更新が無くて申し訳ないです。仕事が立て込んでいて・・・というのは言い訳で、本当はネタがあまり無かったのです。それはそれとして、ネタにこだわらず、続けることに「Blog」の本質があると思います。その時点での「考え」を残しておくということですね。後で自分自身の役にも立ちます。私自身、忘れっぽいほうですので。

さて、今日は「本質論」について取り上げます。

皆さんコンピュータは、何のために存在していると思いますか?誰でも答は知っていますよね。
企業内であれば、企業活動のためですよね。
すでに企業活動とは切っては切り離せない存在になっています。それによって膨大な量の企業内データを取り扱うことができるようになりました。Webでのオンラインショッピングもその一例ですね。各テレビ局様のショッピングサイト、結構な売上があるようでして。
自宅では、必ずしもそうとは言えない方もいらっしゃるでしょう。私はインターネットでの情報検索と文書作成のために活用しています。買い物の時に、インターネットで「比較」するのは当たり前になってしまいました・・・ごめんなさい、近所の電気屋さん。まず間違いなく大きな買い物は近所ではしないですね・・・すでに。

さて、コンピュータはもともと大量の同じ処理を繰り返すのに非常に長けています。これは人間の欠点を補ってくれる点ですよね。Webでの大量リクエスト処理も、人間がやるよりはずっと得意です。

もう少し立ち返れば、CPUまでいっちゃいます。CPUって基本的に1つの仕事しかできません。1個しかない場合はですが。2個あれば2個。Webのリクエストは大規模サイトになると、1,000リクエスト/1秒というのも出てきます。となると、その1秒に、1,000個のCPUが必要になってきますよね。そんなにサーバー持てるわけがありません。ちょっと話が横道にそれますので、この話はまた別の機会で。

コンピュータを使ったシステムは、業務プロセスを置き換えることで成立しています。じゃ、その業務システムは何のためにあるんでしょう?仕事を効率化するために存在しています。じゃ、その仕事を効率化するためにはどうやったらよいのか?このレベルになると、様々な書籍を通じてそれなりに体系だてられてまとめられた人の意見を参考にします。失敗できないようなことをする場合は、ビジネスコンサルタントに依頼することもあるでしょう。自分だけのためだったら、書籍が一番!

ここで話をちょっと変えます。

皆さん、Office添付のOutlook (Outlook Express/Windows メールではありません。ちなみに、Outlook ExpressはVistaでWindows メールと名称を変更しました・・・)は、何をするためのものだと思いますか???

メール
スケジュール管理

確かにそうなのですが、それはOutlookがもともと持って作られた意図の一部でしかありません。Outlookは、何をするために設計・開発されたのか?それは、Personal Information Management (PIM)、つまり個人情報管理のためです。Outlookは、Personal Information Manager (PIM)ソフトウェアなのです。簡単に言ってしまうと「システム手帳」ですね。
このPIMを実現する上で必要な機能として、何が必要か?皆さんが、業務上、あるいは友人との生活を円滑にすすめる上で必要なもの。それが、メールであったり、スケジュール管理だったり、作業リストだったりするわけです。
Outlookは、メールを起点として様々なやること(作業=タスク)とそのスケジュール管理を密にできることができます。

これから紹介する機能ご存じでなければ、是非試してみてください。業務でよくあるシーンを。

メールが来ました。このメールは、読み捨てれば良いものではなくて、何か調査が必要なものであるとします。それはいつまでにやれば良いのか?どんな優先順位なのか?また、そのための時間を確保する必要があります。
以下Outlookを使った場合の手順を紹介します。

1. やること 発生
メール受信して、内容を確認します。
Outlookでは、未読のメールの件数を教えてくれます。これも「モレ」を無くすることを支援する大事な機能ですよね。
 

Outlookでは、メール一覧から選択したときに、プレビューをして本文が見れます。これも作業効率のために便利ですね。

2. やることリスト 作成
メールを「仕事」へマウスで移動させます。
 

「タスク」が作成されます。期日や、優先順位など、指定することができます。自分の仕事をどうやってこなすか?そのための備忘録としても使えますね。おまけに、「アラーム」。これが便利です。15分前とかに(この時間も指定できますが)、教えてくれます。
また、ここでは、「いつやる」というのは、意識しない方が良いですね。単純に、「やることリスト」を作成するわけです。

 

3. いつやるか仮決め
予定表に移ります。先ほどのやることリストの「期限日」のものが下に見えます (ちなみに、ここに出す仕事の出し方も変更できます。アラート日にするとか、ですね)。ここから、仕事をマウスで時間にもってきます。


後は、その中で微調整ですね。

いかがでしたでしょうか?
ただのメールだけでもいいのですが、一歩引いて、皆さん自身を振り返ってください。なんか残業いっぱいしているなぁ。とか、メールいっぱいくるんだけど、さばききれないなぁ。誰かほかの人に頼みたいなぁ。
PIMは、そうした要望にこたえてくれる手法の一つだと思います。そして、それを実現しているソフトウェアがOutlook。複数でそれを共有するのであれば、Exchange Serverなのです。

物事の本質に立ち返ることは、非常に重要ですよね。根本原因を解決するために。

Outlookは単なるメーラー以上の価値があるのではないでしょうか?皆さんが定時に帰宅できることを祈っております (シフトの日でもその定時で)

  (参考) PIM: <http://ja.wikipedia.org/wiki/PIM>

2007年5月29日
マイクロソフト 畠山 大有

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