メール削除

マイクロソフト畠山です。
少し余裕が出てきました(笑)。

今日は個人的な内容ですが、皆さんにもお役にたつかと思いまして、共有の意味も込めて。

皆さんメールは削除されていますか?
SMTP/pop のみじゃないメール製品は、サーバー側にデータが残ります。Exchange Server 2007 もそうですね。どんどんサイズが大きくなるばかりです。私も例外では無くて、Exchange/Outlookの組あ合わせで使っていますが、Outlookのpstファイルのサイズは2GBを超えました。

業務上大事な文書がメールとして残っています (よって、マイクロソフトでもExchange ServerはMission Criticalなシステムとして位置付けられています)。ですので消さないわけにはいきませんよね。
そこで考えることは、
 「メールは全部取っておく」
ということです。
Outlook2003/2007であれば、全文検索もできますし。Windows Desktop Search/Vistaと組み合わせれば、統合検索も可能です。関連情報がまとめて検索できるんですよね?

じゃ、どうやって保存メールのサイズを減らすのか?
私は以下を心がけています。

  1. 「通知系」「お礼系」のメールは、即、削除
    • これは理由が明確で、「気持ち」を受け取れば良いので、その場で返答をしたりしますが、メール本文は削除します。とっておいても使いません。
  2. 「メールスレッド」は最後のみ保存し、古いのものは削除
    • 以下を見てください。「Legoプログラミングに続き」というスレッドのメールが4通あります。2通目以降のメールは最初の本文全体を含んでいますよね? よって、1-3までのメールは保存しておく必要がありません。重複データですから。
      image

ということで、2. を処理してくれるツールがどこかにあったと記憶していますので、思い出したらこのブログにて。
Outlookは手作業、スレッドをみる上でも、私にはとっても便利です。

2007年11月29日
マイクロソフト株式会社
畠山 大有

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